Struktur organisasi di kantor depan atau
Front Office Hotel dipengaruhi oleh besar atua kecilnya hotel,
banyak atau sedikitnya jumlah karyawan serta system operasional yang digunakan
di hotel.
Berikut ini adalah deskripsi pekerjaan di bagian kantor depan :
1) Deskripsi Pekerjaan Front Office Manajer
Area
kerja Front Office Manager adalah Front Office area, Executive floor, dan
Business center. Ringkasan pekerjaan Front Office Manager adalah menciptakan
kepuasan tamu, dan memberikan kesan positif terhadap tamu di area kerjanya.
Front Office Manager melaporkan tugasnya kepada General Manager dan staff
bawahan dari Front Office Manager adalah staff dari front office.
Tugas pokok dari Front Office adalah :
a) Menyeleksi, menempatkan, melatih, dan mengevaluasi karyawan front office
b) Memastikan bahwa semua staff di front office menguasai sistem komputer
hotel, etika menerima telepon, dan standard operasional yang ada di hotel
c) Menjaga keharmonisan kerja dengan penjualan dan pemasaran tentang harga
kamar
d) Menyambut tamu VIP
e) Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diselesaikan oleh bawahannya
f) Membuat laporan bulanan tentang daftar tamu, tingkat hunian maupun
keuntungan dan kerugian di bagian kantor depan
g) Menjaga kedisiplinan petugas kantor depan dengan memberikan peringatan
dan sanksi bagi yang melanggar ketentuan
h) Meningkatkan kualitas dan prestasi karyawan yang berprestasi denagn memberikan
penghargaan
i) Membuat budget tahunan, menganalisis operasi, dan pendapatan hotel secara
harian dari sisi pendapatan dan rata – rata harga kamar
2) Deskripsi Pekerjaan Assistant Front Office Manager
Area kerja Assistant Front Office Manager adalah Front Office area,
Executive floor, dan Business center. Ringkasan pekrjaan assistant front office
manager adalah membantu kelancaran tugas di front office, menggantikan front
office manager ketika berhalangan, dan mengkoordinir beberapa tugas sesuai dengan
deskripsi pekerjaanya.
Staff bawahan dari Assistant Front Office Manager adalah Duty Manager, Front
Office Supervisor, dan Supervisor level lainnya di department Front Office.
Tugas pokok Assistant Front Office Manager adalah
a) Membantu pekerjaan front office manager dalam hal control dan
administrasi
b) Membuat jadwal kerja Duty Manager, receptionist, telephon operator, GRO,
dan Concierge
c) Memantau operasional di front office
d) Mengarahkan dan mengawasi terhadap pekerjaan reception dan conclerge
e) Memimpin briefing pada waktu shift malam
f) Terjun langsung ke operasional hotel pada saat tamu ramai
g) Menghadiri briefing pagi manajemen hotel dan mewakili front office
manager saat berhalangan hadir
h) Menangani keperluan tamu yang membutuhkan bantuan
3) Deskripsi Pekerjaan Duty Manager
Area kerja duty manager adalah front office dan seluruh hotel yang ada
hubungan dengan tamu di hotel. Ringkasan pekerjaan Duty Manager adalah
mendukung pekerjaan operasional kantor depan secara menyeluruh dan mengontrol
operasional lintas departemen untuk shift tertentu. Atasan langsung Duty
Manager adalah Front Office Manager, sedangkan staff bawahan Duty Manager
adalah front office supervisor, front office staff, guest relation officer,
concierge, dan business center secretary. Tugas pokok duty manager adalah:
a) Membantu tugas front office manager dan assistant front office manajer
dalam melaksanakan tugas operasional di front office
b) Mendukung kelancaran proses chek-in dan chek-out di front office
c) Menangani kesulitan tamu dan staff di front desk
d) Mengontrol operasional di seputar front office antara lain : lobby,
restaurant, bar, lounge koridor, dan kamar tamu
e) Membuat laporan setiap shift tentang temuan dan kejadian selama jam
kerjanya
f) Menyambut tamu VIP bersama dengan Front Office Manager
4) Executive Lounge Manager
Area Kerja :
§ Executive Lounge
§ Executive Rooms
Ringkasan Pekerjaan :
Menjamin kepuasan tertinggi tamu dan staf menurut standar pelayanan sesuai
dengan ketentuan di lantai eksekutif serta bertanggungjawab atas segala aspek
operasional di lantai eksekutif.
Tugas pokok :
§ Memastikan bahwa laporan dan korespondensi untuk departemen telah
terpenuhi dengan tepat dan teliti
§ Memastikan bahwa jadwal telah ditetapkan dengan baik
§ Memastikan bahwa data tamu selalu diperbaharui
§ Mengawasi dan memesan barang kebutuhan di lantai eksekutif
§ Membantu dalam membangun efisien tim dengan memperhatikan kesejahteraan,
keselamatan training dan pengembangan staf.
§ Melaksanakan evaluasi karyawan dan meninjau penampilan keseluruhan,
mendiskusikan penampilan dan bidang untuk perbaikan
§ Mengawasi para staf selalu melakukan metode dan standar yang telah
ditetapkan
§ Memastikan bahwa staf mendapat informasi yang cukup mengenai kebijaksanaan
hotel sehubungan dengan pemadam kebakaran, kesehatan, tunjangan dan keamanan.
§ Mempelajari dan mengevaluasi operasional dan standar prosedur di executive
lounge serta memberikan saran untuk perubahan yang diperlukan.
Susunan Organisasi
Assistant
Front Office Executive Lounge Manager Executive Assistant Lounge
5) Front Desk Supervisor
Area Kerja :
§ Front Office
Ringkasan Pekerjaan :
Memberikan layanan penerimaan dan keberangkatan tamu di hotel dengan
memberikan petunjuk kepada staff front desk serta mengontrol kode akses
komputer di front desk
Tugas Pokok :
§ Mengarahkan tugas operasional penerimaan tamu di front office
§ Menangani keluhan tamu yang tidak bisa diatasi oleh Front Desk Agent
§ Memberi persetujuan transaksi paid out tamu untuk jumlah tertentu
§ Memberi persetujuan penggunaan housebank oleh Front Desk Agent
§ Mengarahkan langkah persiapan penerimaan grup
§ Mengatur jadwal setiap staff front desk
Susunan Organisasi
Duty
Manager Front Desk Supervisor Front Desk Agent
6) Chief Concierge
Area Kerja :
§ Pintu masuk hotel
§ Lobby
§ Bell desk
§ Counter
Ringkasan Pekerjaan :
Memastikan bahwa semua tamu mendapatkan pengalaman yang menyenangkan di area
pintu masuk hotel, lobby, bell desk
Tugas Pokok :
§ Memastikan bahwa semua staff di bagian concierge mendapatkan training
tentang hotel sistem, etiket bertelepon, standar penampilan serta filosofi
hotel
§ Memberikan training ke staff tentang : prosedur penanganan barang bawaan
untuk VIP dan rombongan serta penanganan keluhan tamu
§ Mengimplementasikan visi dan misi perusahaan
§ Menyediakan peta kota, pengaturan reservasi tiket pesawat dan angkutan
darat serta laut, sebagai penyedia informasi tentang aktivitas rekreasi, sosial
dan keagamaan
§ Memastikan bahwa sarana komunikasi yang berupa papan informasi (sign
board) di lobby selalu benar dan akurat.
Susunan organisasi
Front
Office manager Chief Concierge Bellboy, Doorman
7. Deskripsi pekerjaan Business Centre Supervisor
Area kerja : pusat bisnis
Ringkasan pekerjaan : mengatur dan mengarahkan segala aspek fungsi dari
pusat bisnis untuk mencapai kepuasan yang tertinggi dari tamu.
Atasan langsung Business Centre Supervisor : assistant FOM
Staff bawahan Business Centre Supervisor : Businesss Centre Secretary
Tugas Pokok :
a) Mengawasi staf untuk menjamin kepuasan tamu yang maksimal melalui
penghargaan diri dan perhatian yang sangat hangat dan tepat.
b) Mengatur dan menyediakan arahan yang baik untuk keseluruhan maupun
pelakasanaan sehari-hari dan administrasi untuk seemua bagian dalam pusat
bisnis.
c) Memberikan penilaian terhadap penampilan, kedisiplinan dan efisiensi
semua karyawan di bawah pengawasannya serta berinisiatif untuk mengambil
tindakan bila diperlukan
d) Mengontrol dan menganalisa secara berkelanjutan, biaya pengeluaran
departemen sehari-hari untuk menjamin bahwa pengeluaran tidak melebihi
anggaran.
8. Deskripsi pekerjaan Bell Captain
Area kerja : front office, lobby, kamar tamu
Ringkasan pekerjaan : mengurus barang bawaan tamu pada saat datang, selama
menginap di hotel maupun akan pergi meninggalkan hotel
Atasan langsung : Chief Concierge
Tugas Pokok :
a) Mengatur tugas setiap bellboy
b) Menerima dan menyimpan barang tamu yang dititipkan di concierge
c) Mencatat dan membukukan setiap barang tamu yang telah disimpan di luggage
room
d) Memastikan luggage room bersih dan teratur
e) Mengontrol setiap barang yang disimpan atau masih berada di lobby
mempunyai tanda pengenal/pass nomor barang yang jelas
f) Mengatur bellboy untuk menyiapkan trolley atau kendaraan barang dalam
menjemput bus rombongan yang akan ke hotel
g) Mengarahkan semua bellboy di setiap shift kerja
A. PENGERTIAN HOUSEKEEPING
Housekeeping atau Tata Graha adalah salah satu bagian atau
department yang ada di dalam hotel yang menangani hal – hal yang berkaitan
dengan keindahan, kerapian, kebersihan, kelengkapan dan kesehatan seluruh
kamar, juga area – area umum lainnya, agar seluruh tamu maupun karyawan dapat
merasa nyaman dan aman berada di dalam hotel. Selain itu Housekeeping
department merupakan bagian rumah tangga hotel yang bertugas membuat
perencanaan, perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby,
terrace, corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room,
linen dan uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.
B. JOB DESKRIPSI
Struktur organisasi di Tata Graha
atau housekeeping dipengaruhi oleh besar atau kecilnya hotel, banyak atau
sedikitnya karyawan serta system operasional yang digunakan di hotel. Semakin
besar hotel, semakin rumit pula struktur yang digunakan, begitu pula sebaliknya
jika hotel itu kecil, maka struktur organisasinya pun sederhana. Berikut ini
adalah deskripsi pekerjaan dibagian tata graha atau housekeeping yaitu :
A. EXECUTIVE HOUSEKEEPING
NAMA JABATAN : EXECUTIVE HOUSKEEPER
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : GENERAL MANAGER
Bawahan Langsung : ASSISTANT
EXECUTIVE HOUSEKEEPER
TANGGUNG JAWAB JABATAN
1. Bertanggung jawab terhadap
kebersihan, keindahan dan kenyamanan seluruh lingkungan dan area hotel,
meliputi :
- Kamar tamu hotel.
- Koridor setiap lantai.
- Public Area (lobby, restaurant,
Pub/Lounge).
- Taman/garden (seluruh tanaman baik
yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).
- Seluruh office area (utility
termasuk locker karyawan).
2. Menjaga seluruh investasi yang
berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Mengkoordinir bidang kerja
seluruh staf housekeeping.
2. Membuat perencanaan dalam bidang
yang menyangkut housekeeping, yaitu :
- General cleaning
- Decoration
- Perubahan atau penggantian susunan
ruang dan lain-lain.
3. Mengadakan evaluasi hasil kerja
dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang
lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
4. Menyediakan barang-barang
(alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.
5. Mengawasi dan membuat perencanaan
mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan
room occupancy dan pengendaliannya.
6. Mengandakan kontrol dalam segi
penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga.
7. Mengadakan inspeksi di semua
tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.
8. Mengadakan pengawasan agar dapat
berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya
serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.
9. Menampung, menelaah dan bertindak
sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.
10.Memberikan perhatian yang lebih
baik kepada para tamu VIP.
11. Mengadakan pendidikan dan
memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja
yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department
housekeeping.
12. Mengontrol semua barang yang
dikirim untuk housekeeping sesuai standard yang ada.
13. Mengadakan pertemuan atau
meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi
kerja).
14. Secara periodik mengadakan
analisa tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.
B. Tugas Tambahan
1. Membantu kelancaran operasional
dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.
2. Melakukan penilaian penampilan
kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan
langsung.
3. Memonitor masalah produktivitas
kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department
housekeeping.
4. Menciptakan dan membina suasana
kerja yang sehat.
5. Menyelenggarakan briefing dan
meeting.
6. Menghadiri rapat manajemen.
B. ASSISTANT EXECUTIVE HOUSEKEEPING
NAMA JABATAN : ASSISTANT EXECUTIVE
HOUSKEEPER
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : EXECUTIVE
HOUSEKEEPER
Bawahan Langsung : HK Coord.
- Order Taker/Linen
- Roomboy
- Houseman
- Gardener
TANGGUNG JAWAB JABATAN ASSISTANT
EXECUTIVE HOUSKEEPER
1. Pelaksanaan operasional di
Housekeeping Department, yaitu terhadap kebersihan, keindahan dan kenyamanan
seluruh lingkungan dan area hotel, yang meliputi :
- Kamar tamu hotel.
- Koridor setiap lantai.
- Public Area (lobby, restaurant,
Pub/Lounge).
- Taman/garden (seluruh tanaman baik
yang ada di pot maupun di hotel termasuk rumput).
- Seluruh office area (utility
termasuk locker karyawan).
2. Menjaga seluruh investasi yang
berada di bawah pengawasan Housekeeping Department.
3. Melaksanakan administrasi
housekeeping department.
URAIAN TUGAS ASSISTANT EXECUTIVE HOUSKEEPER
A. Tugas Pokok
1. Menerima laporan dari Front
Office, EA, ED dan Group Informan
2. Membuat perencanaan dalam bidang yang menyangkut housekeeping, yaitu :
• General cleaning
• Decoration
• Perubahan atau penggantian susunan
ruang dan lain-lain.
3. Mengadakan evaluasi hasil kerja
dan mencari metode-metode baru mengenai sistem kerja maupun alat-alat yang
lebih efisien untuk mendapatkan hasil kerja yang maksimal.
4. Menyediakan barang-barang
(alat-alat) kebutuhan untuk seluruh keperluan housekeeping dan merawatnya.
5. Mengawasi dan membuat perencanaan
mengenai penambahan asset, gardening termasuk budgetnya yang disesuaikan dengan
room occupancy dan pengendaliannya.
6. Mengandakan kontrol dalam segi
penghematan tanpa mengurangi standard Hotel Bintang Tiga
7. Mengadakan inspeksi di semua
tempat di lingkungan hotel dan juga melakukan on the spot checking.
8. Mengadakan pengawasan agar dapat
berjalan lancar antara rencana kerja yang telah tersusun dengan pelaksanaannya
serta mengurangi hambatan-hambatan yang ditimbulkannya.
9. Menampung, menelaah dan bertindak
sebaik-baiknya terhadap semua complaint dari tamu.
10. Memberi perhatian yang lebih
baik kepada para tamu VIP.
11. Mengadakan pendidikan dan
memberikan petunjuk-petunjuk yang dalamusaha menggunakan metode-metode kerja
yang benar serta menciptakan suasana kerja yang nyaman di lingkungan department
housekeeping.
12. Mengadakan pertemuan atau
meeting rutin dengan menelaah hasil kerja yang telah dilakukan (evaluasi
kerja).
13. Secara periodeik mengadakan analisa
tentang pemakaian barang-barang kebutuhan di department houskeeping.
B. Tugas Tambahan
1. Membantu kelancaran operasional
dari berbagai kegiatan yang ada kaitannya dengan department housekeeping.
2. Melakukan penilaian penampilan
kerja bawahan langsung, dan memonitor hasil penilaian yang dilakukan bawahan
langsung.
3. Memonitor masalah produktivitas
kerja dan membuat perencanaan pengembangan personnel di department
housekeeping.
4. Menciptakan dan membina suasana
kerja yang sehat.
5. Menyelenggarakan briefing dan
meeting.
6. Menghadiri rapat manajemen.
C. OFFICE BOY
NAMA JABATAN : OFFICE BOY (UTILITY)
DIVISI : HOUSEMAN
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB Houseman
Section
1. Melaksanakan Kebersihan
• Setiap Office yang ada di Gedung
Utility.
• Koridor dari samping Kitchen
sampai depan Office Engineering.
• Ruang Makan Karyawan (EDR).
• Locker karyawan (putra dan putri).
• Area parkir kendaraan karyawan dan
area parkir supplier yang datang.
• Pool Deck tempat penyimpanan
kardus, koran dan barang bekas lainnya.
2. Menyiapkan air aqua galon untuk
karyawan di Office lainnya dan Department Head di officenya masing-masing (di
Utility).
3. Mendistribusikan setiap surat
yang masuk ke department yang bersangkutan dan mengirim surat-surat keluar.
URAIAN TUGAS HOUSEMAN SECTION
A. Tugas Pokok
1. Membersihkan seluruh area
Utility.
2. Membersihkan furniture, lantai,
karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing astray
yang ada di utiliti.
3. Memelihara setiap perlengkapan
atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. Membuang sampah-sampah yang ada
di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
5. Merawat tanaman yang ditemaptkan
di Utility dan membersihkannya.
6. Membersihkan area parkir baik
kendaraan karyawan di depan maupun kendaraan atau mobil supplier di belakang
Utility.
7. Melaporkan segala kerusakan,
kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor atau atasannya.
8. Pada periode tertentu
melaksanakan General Cleaning.
9. Merencanakan dan melaksanakan
Post Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga
lainnya).
10. Menyiapkan dan menyediakan minum
untuk Departemen Head dan karyawan (di Personnel Office dan EDR).
11. Mendistribusikan surat masuk ke
department yang bersangkutan, dan mengirim surat keluar.
12. Menerima atau melaksanakan
perintah atasan lainnya.
13. Bekerjasama yang baik dengan
rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
C. Tugas Tambahan Houseman Section
1. Membina kekompakan kerja yang
harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana
kerja yang sehat.
3. Membantu Set-up dan clear-up meja
dan kursi bila ada event.
4. Melaksanakan semua perintah
atasan.
D. GARDENER
NAMA JABATAN : GARDERNER
• DIVISI : -
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan Langsung : -
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB GARDENER
1. Melaksanakan Kebersihan, merawat
dan memelihara :
a. Seluruh tanaman baik yang ada di
dalam pot maupun di taman.
b. Seluruh area taman rumput
(garder, termasuk di depan EngineeringOffice/EDR.
2. Melaksanakan kebersihan seluruh
halaman atau area parkir tamu hotel.
3. Memanfaatkan, memelihara, merawat dan mengembangkan tanaman untuk Mini
Garder.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Membersihkan, merawat dan menata
seluruh tanaman baik yang ada di dalam pot maupun di taman.
2. Membersihkan, merawat dan menata
atau memotong semua rumput yang ada di
area taman rumput (garder).
3.Mengembangkan, memelihara dan
menata tanaman untuk kebutuhan Mini Garder.
4.Menyapu dan membersihkan seluruh halaman atau area parkir tamu hotel.
5.Mencuci dan membersihkan tempat sampah.
6. Membuang sampah yang ada di
setiap Tong Sampah ke tempat Bak Sampah yang telah tersedia di Utility
belakang.
7. Membersihkan dan memelihara semua
peralatan kerjanya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang
harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lain.
2. Menciptakan dan membina suasana
kerja yang sehat.
3. Ikut membantu set-up dan clear-up
meja, kursi atau panggung bila ada event di taman rumput atau garder.
4. Melaksanakan semua perintah
atasan lainnya.
E. HOUSEMAN
• NAMA JABATAN : HOUSEMAN (PUBLIC
AREA)
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan Kebersihan setiap
Public Area, Offices, Lobby, Restaurant, Lounge, Bar, toilet, Meeting Room dan
lain-lain.
2. Mengecek dan melaksanakan
kebersihan di luar area gedung hotel (garder, koridor depan Arcade/tempat yang
disewakan setiap salon, tangga menujuswimming pool) dan sebagainya.
3. Menjaga, merawat, menempatkan dan
mengganti tanaman pot yang ditemaptkan atau dileketakkan di Public Area
tersebut di atas pada point 1, untuk keindahan dan kenyamanan tamu yang datang
dan melihatnya.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Membersihkan seluruh Public Area
(Office, lobby, restaurant, pub atau lounge, bar, toilet-toilet, meeting room,
arcade dan lainnya).
2. Membersihkan furniture, lantai,
karpet, kaca-kaca, pintu dan bingkainya, astray di setiap meja dan standing
astray yang ada di Public Area.
3. Memelihara setiap perlengkapan
atau peralatan yang digunakannya untuk bekerja.
4. Set-up function, restaurant dan
ruang pertemuan bilamana ada meeting, party dan lain-lain.
5. Membuang sampah-sampah yang ada
di setiap astray dan standing astray pada tempatnya.
6. Merawat tanaman dan
membersihkannya.
7. Merubah dan mengatur kembali
susunan tanaman yang sudah tidak sesuai lagi (kurang bagus).
8. Membersihkan parkir area tamu
(bekerjasama dengan gardener.
9. Melaporkan segaka kerusakan,
kehilangan, kejadian-kejadian yang tidak semestinya kepada HK Supervisor.
10. Pada periode tertentu melaksanakan
General Cleaning.
11. Merencanakan dan melaksanakan
Pest Control (supaya bersih dari nyamuk, lalat, tikus dan jenis serangga
lainnya).
12. Menerima atau melaksankaan
perintah atasan.
13. Bekerjasama yang baik dengan
rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
14. Membuat mini garden untuk
meeting room.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang
harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana
kerja yang sehat.
3. Melaksanakan semua perintah
atasan.
4. Menghadiri meeting atau briefing
yang diselenggarakan atasannya.
F. ROOM BOY
• NAMA JABATAN : ROOM BOY
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI Atasan
langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan langsung :
-
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan Kebersihan setiap
kamar berikut kelengkapannya.
2. Melaksanakan keersihan Roomboy
Station dan Roomboy Trolley berikut kelengkapannya.
3. Melaksanakan kebersihan setiap
koridor..
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Mengecek semua kamar pada
permulaan shiftnya dan membuat Room Boy Sheet mengenai situasi kamar ssuai
dengan kode yang telah ditentukan.
2. Mengambil linen atau towel,
cleaning supplies, guest supplies dan perlengkapan atau peralatan kerja
lainnya, kemudian diatur ke trolley dan lain-lain.
3. Mengontrol inventaris, kondisi
kebersihan dan kelengkapan setiap kamar di flornya masing-masing.
4. Membersihkan, mengganti dan
melengkapi sesuai standard :
- Bed room
- Bath room
- Furniture dan kelengkapan kamar
lainnya.
5. Making bed.
6. Mengganti linen atau towel yang
kotor dis etiap kamar.
7. Vacuum cleaning, mengepel lantai
untuk kamar-kamar tanpa karpet.
8. Melaporkan segala kerusakan,
kehilangan, kejadian yang tidak semestinya kepada FO dan HK Supervisor.
9. Menolong Valet (Laundry) untuk
mengumpulkan cucian tamu yang dilaundrykan.
10. Menolong Room Service
mengeluarkan piring atau alat makan yang kotor.
11. Mengembalikan linen atau towel,
sisa guest supplies, cleaning supplies, cleaning equipment ke Linen Room/Roomboy
Station Floor masing-masing.
12. Membersihkan atau mengatur
kembali trolley.
13. Menerima atau melaksanakan
perintah atasan.
14. Bekerja sama yang baik dengan
rekan kerja di Department HK dan Department lainnya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang
harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana
kerja yang sehat.
3. Melaksanakan semua perintah
atasan.
4. Menghadiri meeting atau briefing
yang diselenggarakan atasannya.
G. LINEN / UNIFORM ATTENDANT
NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM
ATTENDANT
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
1. Melaksanakan Kebersihan,
kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut
administrasinya.
2. Melaksanakan tugas sebagi Order
Taker atas semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut
administrasinya.
3. Merangkai bunga dan
kelengkapannya.
URAIAN TUGAS
A. Tugas Pokok
1. Mengirim linen kotor dan menerima
linen bersih ke/dari Laundry dan menata rapi pada temaptnya berikut perhitungan
dan administrasinya.
2. Menarik, mengganti, merangkai
bunga dan menempatkannya pada tempat yang diperlukan dan telah ditentukan.
3. Menjahit, memperbaiki linen atau
uniform yang rusak dan merawat mesin jahit.
4. Melaporkan bila ada kejadian yang
tidak semestinya.
5. Mengubah status kamar dan
informasi ke FO.
6. Menerima informasi dari FO
sehubungan dengan tamu, dan meneruskan ke Roomboy untuk segera di follow-up.
7. Membuat file dan mendistribusi
kan kepada yang besangkutan Laporan Bulanan untuk permintaan atau pemakaian :
- Expected Arruvaks/Departures
- Guest Supplies
- Cleaning Supplies
- Paper Supplies
- Printing and Stationaries
- Miscellaneous and Other Expenses.
- Dan administrasi lainnya.
8. Menerima, mencatat, menyimpan dan
mengmbalikan ke alamat tamu barang Lost and Found yang ditemukan di lingkungan
area hotel, baik dari kamar tamu maupun Public Area.
9. Membuat dan melaksanakan :
- Purchase dan Store Requisition
yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Dept baik untuk
kelengkapan tamu, public area maupun office.
- Working Schedule untuk karyawan
dan trainee yang telah disetujuan atasannya.
- Work Order bila ada kerusakan
ataupun perbaikan pada kamar-kamar dan pada area berdasarkan laporan dari
section-section di HK dan section atau departemen lain yang diterima.
- Inventory Linen Housekeeping and
Linen FB serta rekapitulasi Lost Towel bulanan.
10. Menerima semua telepon dan pesan
yang masuk kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau menulisnya di
Log Book untuk segera follow-up.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang
harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana
kerja yang sehat.
3. Membantu membina, membimbing dan
mengevaluasi trainee di HK.
4. Membantu dan membimbing bila ada
karyawan baru di HK.
5. Melaksanakan semua perintah
atasan.
H.
LINEN / UNIFORM STAFF AND ORDER TAKER
• NAMA JABATAN : LINEN / UNIFORM
STAFF AND ORDER TAKER
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : HK SUPERVISOR
Bawahan Langsung :
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER
1. Melaksanakan Kebersihan,
kerapian, kelengkapan dan perawatan semua Linen / Uniform Karyawan berikut
administrasinya.
2. Melaksanakan pengaturan,
penysunan dan order rangkaian bunga untuk keindahan dan kenyamanan hotel.
3. tugas sebagi Order Taker atas
semua permintaan tamu yang masuk ke Department Housekeeping, berikut
administrasinya.
URAIAN TUGAS
LINEN / UNIFORM STAFF + ORDER TAKER
A. Tugas Pokok
1. Bertanggung jawab atas :
- Jumlah linen/towel dan uniform
yang ada di Linen Room.
- Kebersihan, kerapian linen dan
uniform room.
- Pembagian linen/towel kepada
Roomboy dan Houseman.
- Pembagian Geust Paper dan Cleaning
Supplien kepada Roomboy dan Houseman.
2. Membuat file atau administrasi
dan melaksanakan permintaan :
a. Purchase dan Storage Requisition
yang telah disetujui oleh atasannya untuk kebutuhan HK Department baik untuk
kelengkapan kamar tamu, public area maupun office.
b. Working schedule untuk karyawan
dan trainee.
c. Work order bila ada kerusakan
ataupun perbaikan pada kamar tamu dan public area berdasarkan laporan dari
section-section di HK dan Section atau department lain yang diterimanya.
d. Inventori linen HK, linen FB dan
rekapitulasi lost towel bulanan.
3. Merangkai, merawat dan mengganti
rangkaian bunga untuk rooms public area dan tempat-tempat yang diperlukan.
4. Membuat schedule pencucian
curtain, bed cover, blanket dan lain-lain.
5. Membuat, file dan
mendistribusikan kepada yang bersangkutan laporan bulanan mengenai :
a. Towel / linen and uniform.
b. Pemakaian guest, paper dan
cleaning supplies.
c. Pemakaian printing dan
stationaries.
d. Pemakaian bunga atau flower dan
pemakaian atau administrasi lainnya.
6. Menjahit, memperbaiki linen atau
uniform yang rusak serta merawat mesin jahit.
7. Menerima semua telepon, informasi
atau pesan yang masuk, kemudian menyampaikan kepada yang bersangkutan atau
menulisnya di Log Book untuk segera di follow-up.
8. Melaporkan kepada atasan bila ada
kejadian yang tidak semestinya.
9. Melaksanakan tugas lain yang
diberikan atasannya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang
harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Menciptakan dan membina suasana
kerja yang sehat.
3. Membimbing, melatih dan
mengevaluasi trainee.
4. Ikut membimbing dan membina bila
ada karyawan baru.
I.
HOUSEKEEPING SUPERVISOR
• NAMA JABATAN : HOUSEKEEPING
SUPERVISOR
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
KEDUDUKAN DALAM ORGANISASI
Atasan langsung : EXECUTIVE
HOUSKEEPER
Bawahan Langsung : - Room Boy
- Linen
- Houseman
- Garderner
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB
HOUSEKEEPING SUPERVISOR
1. Melaksanakan seluruh pelaksanaan
operasional di Department HK.
2. Melaksanakan administrasi di
Department Housekeeping.
3. Melaksanakan pengawasan dan
pengecekan tentang kebersihan, kelengkapan kamar, koridor, station atau linen
room yang tidak semestinya.
4. Melaksanakan pengecekan terhadap
kebersihan dan keindahan public area (lobby, restaurant dan garden) dan
utility.
URAIAN TUGAS
HOUSEKEEPING SUPERVISOR
A. Tugas Pokok
1. Menerima Laporan dari Front Desk
kamar yang expected arrival, dan ED, memperhatikan serta meneruskan ke bawahan
(Roomboy).
2. Mengecek kamar-kamar dan public
area terutama terhadap tamu CIP.
3. Mencatat dan melaporkan mengenai
“Missing Article”, damages serta hasil perbaikannya.
4. Memberikan pengarahan tentang
prosedur kerja dan instruksi kepada bawahannya.
5. Mengawasi administrasi
operasional di Department Housekeeping serta Material Requisition.
6. Memberikan petunjuk serta
mengorganisir General Linen Room atau Uniform dan Roomboy Station.
7. Bertanggungjawab atas persediaan
Cleaning Supplies, Guest Supplies dan semua storage.
8. Menerima laporan dari bawahannya
dan meneliti serta bila perlu membuat Request for Repair.
9. Menghandle Lost and Found.
10. Membuat inventory linen, guest
supplies, cleaning supplies dan lain-lain setiap akhir bulan.
11. Membuat laporan tentang lost
report, damage report bulanan.
12. Membuat time schedule untuk
karyawan Department Housekeeping.
13. Memimpin set-up dan clear-up
furniture bila ada function dan lain-lain.
14. Mengatur cuti dan ijin karyawan.
15. Mengadakan pengecekan seluruh
area hotel termasuk garden.
16. Menghubungi segera atasan, bila
terjadi hal yang tidak semestinya.
B. Tugas Tambahan
1. Membina kekompakan kerja yang
harmonis dan menjalin kerjasama yang baik dengan department lainnya.
2. Melakukan penilaian penampilan
kerja bawahan langsung.
3. Menciptakan dan membina suasana
kerja yang sehat.
4. Melaksanakan semua perintah
atasan.
5. Menyelenggarakan briefing dan
meeting.
J. ROOMBOY SUPERVISOR
• NAMA JABATAN : ROOMBOY SUPERVISOR
• DIVISI : ROOM DIVISION
• DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
Kedudukan dalam organisasi
Atasan langsung : executive
houskeeper
Bawahan Langsung : Room Boy
TANGGUNG JAWAB JABATAN ROOMBOY
SUPERVISOR
Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan
dan kelengkapan semua kamar-kamar, koridor dan roomboy station.
URAIAN TUGAS ROOMBOY SUPERVISOR
A. Tugas Pokok
1. Mempersiapkan dan mengecek semua
stock dan kebutuhan yang ada di roomboy station.
2. Membagi Wing Card dan peralatan
kerja kepada masing-masing Roomboy.
3. Membersihkan semua kamar yang
menjadi tanggung jawabnya.
4. Memimpin dan melatih pekerjaan
Roomboy.
5. Menerima laporan kamar dari
roomboy dan meneliti kebenarannya, lalu menindaklanjuti sampai tuntas.
6. Membuat laporan-laporan tentang
kamar (kerusakan kamar, kamar VIP dan sebagainya).
7. Melaporkan langsung mengenai
kehilangan, kerusakan-kerusakan yang terjadi pada barang milik tamua tau
kejadian lain ke atasan.
8. Mengecek dan meneliti hasil
perbaikan-perbaikan dalam kamar yang dilakukan oleh Engineering.
9. Mengecek dan meneliti hasil kerja
akhir roomboy dan general cleaning.
10. Memerikan perhatian khusus untuk
kamar-kamar VIP dan complimentary.
11. Menerima supply linen/towel dan
membagikan kepada roomboy.
12. Mengecek dan menghitung
linen/towel yang akan dikirim ke laundry bersama dengan staf linen (linen
attendant).
13. Membuat laporan tentang
pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada Log Book.
14. Menyerahkan Ving Card kepada
roomboy shift berikutnya.
15. Membuat working schedule
roomboy.
B. Tugas Tambahan
1. Ikut menciptakan dan membina
suasana kerja yang sehat, baik di department housekeeping maupun dengan
department lain.
2. Melakukan penilaian pelaksanaan
tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung serta membuat perencanaan
pengembangan personnel roomboy.
3. Melaksanakan semua perintah
atasan.
4. Menyelenggarakan briefing dan
meeting roomboy.
5. Menghadiri meeting yang
diselenggarakan atasannya.
K. HOUSEMAN SUPERVISOR
NAMA JABATAN : HOUSEMAN SUPERVISOR
DIVISI : ROOM DIVISION
DEPARTEMEN : HOUSEKEEPING
Kedudukan Dalam Organisasi
Atasan langsung : executive
houskeeper
Bawahan Langsung : Houseman
TANGGUNG JAWAB JABATAN HOUSEMAN
SUPERVISOR
Melaksanakan, mengawasi, mengecek kebersihan, kerapian dan keindahan semua
public area di hotel termasuk garden, swimming pool dan utility.
URAIAN TUGAS HOUSEMAN SUPERVISOR
A. Tugas Pokok
1. Membuat working schedule untuk
houseman.
2. Memimpin, melatih, mengawasi dan
mengecek hasil pekerjaan houseman, gardener dan swimming pool attendant.
3. Mengecek kebersihan dan keindahan
semua area hotel yang menjadi tanggung jawabnya kecuali kamar-kamar (rooms).
4. Merencanakan dan membuat schedule
untuk general cleaning.
5. Mengecek penggunaan housekeeping
equipment, cleaning equipment, cleaning supplies dan lain-lain.
6. Melaporkan langsung ke atasan
bila terjadi kehilangan, kerusakan dan perbaikan-perbaikan yang diperlukan baik
pada peralatan kerja maupun lingkup area kerja yang menjadi tanggung jawabnya.
7. Mengawasi pemeliharaan houskeeping
equipment.
8. Mengawasi, merencanakan dan
melaksanakan penyemprotan pest control.
9. Mengawasi, menyusun set-up
function dan perubahan-perubahan susunan ruangan.
10. Mengatur semua tanaman yang ada
termasuk pemotongan rumput, pembibitan dan kebersihannya.
11. Merubah susunan tanaman yang
sudah tidak sesuai lagi.
12. Mendidik dan melatih pegawai
atau trainee baru apabila ada.
13. Membuat laporan tentang
pekerjaan yang dilakukan hari itu dan menulisnya pada log book.
B. Tugas Tambahan
1. Ikut menciptakan dan membina
suasana kerja yang sehat, baik di department housekeeping maupun dengan
department lain.
2 .Melakukan penilaian pelaksanaan
tugas dan produktivitas kerja bawahan langsung serta membuat perencanaan
pengembangan personnel houseman.
3. Melaksanakan semua perintah
atasan.
4. Menyelenggarakan briefing dan
meeting houseman.
5. Menghadiri meeting yang
diselenggarakan atasannya.
- HUBUNGAN HOUSEKEEPING DENGAN DEPARTEMENT LAINNYA
Semua department dan semua section
Kebersihan dan keindahan seluruh area utility dan sekitarnya Setiap hari dan
setiap saat. Selain itu housekeeping departemen bertugas membuat perencanaan,
perawatan / pembersihan semua kamar tamu, ruang kantor, lobby, terrace,
corridors, lift / elevator, toilet umum, public space, locker’s room, linen dan
uniform rooms, halaman, taman, kolam renang dan ruang parkir.
- FORM LIST DEPARTEMENT TATA GRAHA
1. Contoh room report yang ada di
departemen Tata Graha adalah sebagai berikut :
ROOM REPORT
BOY/MAID : ………. DATE : ………….
HOUR : ………….
2. Contoh Room Boy atau Maid Control
Sheet yang ada di departemen Tata Graha sebagai berikut:
Room Boy / Maid Control Sheet
Floor/Section:………… Time:…………..
Date:………………
ITEMS / TOTAL RECEIVED/ NO OF
PERSON / ROOM STATUS / ROOM NO
|
LINEN
|
|
|
TIME IN
|
TIME OUT
|
REMARK
|
|
|
|
SHOOT S
|
SHEET S
|
BLANKET
|
PILLOW
|
BATH TOWEL
|
HAND TOWE
|
WASH TOWEL
|
BATH MAT
|
|
|
|
|
|
|
|
BEER
|
GREEN S
|
COCA COLA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
CL
|
SL
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
GUEST SUPPLIES
|
MINI BAR
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
SOAP
|
SHAMPO
|
FOAM B
|
TOILET P
|
W PAPER
|
SPRITE
|
AQUA
|
BEER
|
GREEN S
|
COCA COLA
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
TIME IN
|
TIME OU
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
